近年來(lái), 國(guó)內(nèi)文檔事業(yè)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展, 數(shù)量逐日增多, 文檔的種類(lèi)日趨多樣化, 信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問(wèn)題日益凸顯, 主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

(1)文檔編目流程煩瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)

     傳統(tǒng)方式下, 檔案人館后先需進(jìn)行分類(lèi)、排序, 并去裝訂, 然后由人工撰寫(xiě)檔案盒的相關(guān)信息, 最后手工抄寫(xiě)檔案目錄, 并將目錄連同檔案一起封裝人檔案盒內(nèi)。這種操作方式不僅耗費(fèi)大量人力和時(shí)間, 而且容易導(dǎo)致檔案人館后被長(zhǎng)期堆放而得不到及時(shí)整理歸檔。此外, 檔案編目與檔案盒撰寫(xiě)多為簡(jiǎn)單、重復(fù)性勞動(dòng), 手工處理方式使得整個(gè)流程既煩瑣又低效。

(2)檔案存放次序較易被打亂

     雖然檔案一般都分類(lèi)存放, 但是在檔案存取過(guò)程中, 由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤, 檔案存放的次序難免被打亂, 造成檔案存放無(wú)序, 查找困難。

(3)檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)

       隨著檔案規(guī)模與種類(lèi)越來(lái)越龐大, 要查找某一檔案時(shí), 先由管理員找到存放該類(lèi)型檔案的檔案架, 再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒(méi)有按規(guī)定存放在指定的位置, 查找起來(lái)就好比海底撈針, 需要將所有的檔案篩選一遍。

(4)檔案的盤(pán)點(diǎn)操作不科學(xué)

      由于檔案數(shù)量眾多, 且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi), 因此在盤(pán)點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案盒的 數(shù)量。但在每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類(lèi)、數(shù)量均不相同, 這種盤(pán)點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲(chǔ)存的真實(shí)信息。如果要拆開(kāi)每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤(pán)點(diǎn), 那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

(5)對(duì)失效檔案的管理滯后

      有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此, 超過(guò)有效期限的檔案是沒(méi)有任何價(jià)值的, 需要經(jīng)常性銷(xiāo)毀以減少對(duì)檔案庫(kù)存資源的占用。但是, 由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤(pán)點(diǎn)工作的困難, 管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)確, 使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。因此, 很

多已過(guò)保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲(chǔ)存在檔案架上, 形成大量冗余檔案, 給檔案管理工作帶來(lái)額外負(fù)荷和成本。

     鑒于這種現(xiàn)狀, 檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識(shí)別技術(shù), RFID技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來(lái)了可能性, 具有其他方式無(wú)可比擬的優(yōu)越性, 文檔信息管理系統(tǒng)正是在此基礎(chǔ)上進(jìn)行開(kāi)發(fā)的一種方便文檔管理員對(duì)文檔進(jìn)行管理的系統(tǒng)。