近年來, 國內文檔事業(yè)取得了長足的發(fā)展, 數(shù)量逐日增多, 文檔的種類日趨多樣化, 信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術所導致的問題日益凸顯, 主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

(1)文檔編目流程煩瑣低效、整理時間冗長

     傳統(tǒng)方式下, 檔案人館后先需進行分類、排序, 并去裝訂, 然后由人工撰寫檔案盒的相關信息, 最后手工抄寫檔案目錄, 并將目錄連同檔案一起封裝人檔案盒內。這種操作方式不僅耗費大量人力和時間, 而且容易導致檔案人館后被長期堆放而得不到及時整理歸檔。此外, 檔案編目與檔案盒撰寫多為簡單、重復性勞動, 手工處理方式使得整個流程既煩瑣又低效。

(2)檔案存放次序較易被打亂

     雖然檔案一般都分類存放, 但是在檔案存取過程中, 由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤, 檔案存放的次序難免被打亂, 造成檔案存放無序, 查找困難。

(3)檔案查閱耗時長

       隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大, 要查找某一檔案時, 先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架, 再根據檔案的編目信息在檔案架的每一格進行查找。一旦檔案存取時沒有按規(guī)定存放在指定的位置, 查找起來就好比海底撈針, 需要將所有的檔案篩選一遍。

(4)檔案的盤點操作不科學

      由于檔案數(shù)量眾多, 且檔案材料都封裝在檔案盒內, 因此在盤點檔案時一般只清點檔案盒的 數(shù)量。但在每個檔案盒內存放的檔案種類、數(shù)量均不相同, 這種盤點方式并不能真正反映檔案儲存的真實信息。如果要拆開每個檔案盒進行盤點, 那將是一項十分龐大的工程。

(5)對失效檔案的管理滯后

      有效期限是檔案價值體現(xiàn)的重要標志之一。因此, 超過有效期限的檔案是沒有任何價值的, 需要經常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是, 由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點工作的困難, 管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準確, 使得失效檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理。因此, 很

多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存在檔案架上, 形成大量冗余檔案, 給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。

     鑒于這種現(xiàn)狀, 檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別技術, RFID技術的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性, 具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性, 文檔信息管理系統(tǒng)正是在此基礎上進行開發(fā)的一種方便文檔管理員對文檔進行管理的系統(tǒng)。