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解決方案研發(fā)背景
在目前狀況下,我們面對(duì)幾十萬(wàn)卷檔案、面對(duì)歷史長(zhǎng)河中沉積的數(shù)十種發(fā)文號(hào)、面對(duì)我館幾次更改分類大綱后在案卷上留下的種種痕跡、面對(duì)適合新案需要而制定的諸多新分類號(hào),每天要迎接數(shù)百卷新案入庫(kù)、將數(shù)百卷需利用檔案拿進(jìn)拿出,大家不停息地忙碌著,然而,聽(tīng)錯(cuò)、看錯(cuò)、寫錯(cuò)、拿錯(cuò)、錄入錯(cuò)、放錯(cuò)時(shí)時(shí)在發(fā)生。為了使檔案的利用工作也能與時(shí)俱進(jìn),適應(yīng)當(dāng)前工作的需要,用更科學(xué)的方法改變檔案的流通管理手段迫在眉睫!
一 傳統(tǒng)解決方案
目前我館檔案的流動(dòng)過(guò)程包括:市規(guī)劃局與我館之間的流動(dòng)和市規(guī)劃局內(nèi)部的流動(dòng)。在流通過(guò)程中,檔案在市規(guī)劃局與檔案館之間的流動(dòng)是一個(gè)循環(huán),就像人體的循環(huán)系統(tǒng)一樣,可稱之為體循環(huán),也就是大循環(huán);檔案在市規(guī)劃局內(nèi)的流動(dòng)可稱之為肺循環(huán),也就是小循環(huán)。
小循環(huán)中可能出現(xiàn)的問(wèn)題:
1、在市規(guī)劃局內(nèi)辦案過(guò)程中,檔案不能保證一直停留在借案人的手上,轉(zhuǎn)到誰(shuí)人之手沒(méi)有信息反饋,使檔案去向進(jìn)入相對(duì)盲區(qū),進(jìn)入盲區(qū)的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)就有可能被借閱者遺忘,造成檔案遺失,歷史上已確認(rèn)遺失的檔案就有數(shù)十卷。
2、辦案人員工作忙,幾個(gè)人所需的案卷委托一個(gè)人來(lái)借,拿回處室一分發(fā),借案人已不知每卷檔案去向。
3、市規(guī)劃局處室?guī)讉€(gè)人辦理完的案卷,委托一個(gè)人來(lái)歸還,一個(gè)處室?guī)资耍?wù)部要費(fèi)時(shí)費(fèi)力去查找借出的登記來(lái)注銷。
大循環(huán)中可能產(chǎn)生的問(wèn)題:
1、檔案借出、歸還要一一交接,多人同時(shí)借還案交接時(shí),稍亂就會(huì)出錯(cuò)。
2、要掌握檔案去向我們目前的做法是將進(jìn)出館的案卷號(hào)及利用人的信息及時(shí)錄入,每日進(jìn)出檔案館的案卷數(shù)量不下100卷,人工鍵盤錄入就要敲100次;同一卷案被借了幾十次,它就要被重復(fù)敲入幾十次;檔號(hào)文號(hào)門類眾多,稍一疏忽就出錯(cuò)。
3、借出量大時(shí),案卷號(hào)不能及時(shí)錄入,歸還時(shí)就不能注銷,影響下一環(huán)節(jié)的工作。
4、借出環(huán)節(jié)出錯(cuò),還案時(shí)注銷不了,若盲目補(bǔ)輸入其內(nèi)容,造成計(jì)算機(jī)內(nèi)留著該注銷而未注銷的空記錄,日積月累,錯(cuò)誤會(huì)積水成災(zāi)。
5、還案時(shí)要面對(duì)數(shù)頁(yè)紙的登記一條條找來(lái)注銷,明顯效率低下。
出錯(cuò)的形式累計(jì)數(shù)十種,不慎出現(xiàn)的每一小錯(cuò),都將帶來(lái)諸多的麻煩,導(dǎo)致事倍功半。如此狀態(tài)令我們的工作不能進(jìn)入良性循環(huán),遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)目前大量檔案流通管理的要求。
二 、RFID檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的收益
RFID檔案管理系統(tǒng)可幫助您合理的管理各類檔案管理部門的所有檔案文件,及時(shí)的跟蹤檔案的流動(dòng)情況。方便管理人員查詢,調(diào)動(dòng)檔案。
- 優(yōu)化資源利用率,降低人力成本70%
- 減少檔案的丟失70%
- 減少操作的錯(cuò)誤率80%
- 增強(qiáng)檔案的追溯100%
- 減少工作量和工作時(shí)間50%
- 提高客戶服務(wù)水平
1、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)效率極大提高,成本降低,上線成功率可達(dá)到100%。
2、系統(tǒng)采用C./S架構(gòu)設(shè)計(jì)、運(yùn)行效率高、安全穩(wěn)定、同時(shí)可以和各類生產(chǎn)管理系統(tǒng)靈活對(duì)接,達(dá)到全面的協(xié)同。
三 、RFID檔案管理系統(tǒng)概述
使用RFID技術(shù)--迎接流通管理質(zhì)的飛躍
1、取消鍵盤按鍵輸入
檔案流向的信息必須進(jìn)入計(jì)算機(jī)才能快速掌握,我們可將檔案信息如檔號(hào)、文號(hào)、相關(guān)文號(hào)、案卷題名(甚至審核書內(nèi)容與圖紙)、案卷盒數(shù)、存放地點(diǎn)等編成一個(gè)RFID標(biāo)簽,打印在案卷封面及檔案盒上,使用RFID手持機(jī)或RFID固定式讀寫器,輸入速度是手工輸入的幾十甚至上百倍,效率不可同日而語(yǔ),準(zhǔn)確度更是不容置疑,它的差錯(cuò)率可達(dá)百萬(wàn)分之一以上,這是任何手工操作只能望洋興嘆、可望而不可及的。
2、快速進(jìn)行檔案的借還交接、簡(jiǎn)化手續(xù)
檔案在借出、使用、歸還過(guò)程中,涉及一系列問(wèn)題,如:需要提供多少卷檔案、被提供的檔案是否準(zhǔn)確、有無(wú)相關(guān)的文號(hào)、檔案經(jīng)誰(shuí)手調(diào)出、由誰(shuí)借走、取走的時(shí)間、何時(shí)何人歸還、經(jīng)誰(shuí)手歸還等。借出時(shí)要一一登記,歸還時(shí)要一一注銷,看錯(cuò)寫錯(cuò)屢見(jiàn)不鮮,有時(shí)要查一卷歸還時(shí)注銷不了的檔案,我們要將各單位十幾個(gè)借案登記本一本一本一頁(yè)一頁(yè)去查找,花費(fèi)了幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間,才有可能找到這條記錄。解決上述問(wèn)題,用識(shí)別器及計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)通過(guò)核實(shí)、存儲(chǔ)檔案案卷、利用人、借出、歸還經(jīng)手人各自的RFID內(nèi)容即可完成檔案借出和歸還的交接手續(xù),交接內(nèi)容可以像銀行存取款和超市購(gòu)物一樣自動(dòng)打印出有日期小條,簽名認(rèn)可后存查。這樣完成的檔案由借出到歸還的管理和統(tǒng)計(jì),方便、快捷、準(zhǔn)確,極大提高效率和管理水平。
3、全面快速提取信息
目前我們花很多時(shí)間在流通管理庫(kù)內(nèi)輸入的內(nèi)容,僅只限于檔案借與還的信息。在我們催交過(guò)期未還檔案的時(shí)候,市規(guī)劃局處室的借案人員都來(lái)查詢被催還的檔案是什么內(nèi)容?我們只能一一將檔號(hào)輸入到另一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)去檢索,耗時(shí)耗力,而RFID中存儲(chǔ)的信息,足以使一張催還單上提示借案時(shí)間及案卷內(nèi)容等所有信息,這些信息有利于辦案者對(duì)辦案過(guò)程的提醒與回顧,查到檔案的流向,有利于保證檔案的安全。
人們對(duì)信息獲取的要求是全面、直接、迅速、準(zhǔn)確。條形碼的盡快應(yīng)用將進(jìn)一步加速和滿足利用者對(duì)獲取信息的種種愿望。
4、減少取案、放案的錯(cuò)誤發(fā)生
我館庫(kù)存幾十萬(wàn)卷檔案,其中檔號(hào)、封面相似的太多,當(dāng)我們拿著檔號(hào)去庫(kù)房調(diào)案和還案時(shí),很多時(shí)候都不能快速準(zhǔn)確反應(yīng)出該檔號(hào)在五個(gè)樓層八間大庫(kù)房二十幾組密集架中放在哪一組?哪一列?哪一節(jié)層?而舊案與新案中有重復(fù)檔號(hào)暫時(shí)未改過(guò)來(lái),使檔號(hào)已不能成為快速準(zhǔn)確地還案上架的最優(yōu)標(biāo)識(shí),而條形碼中"存放地點(diǎn)"的信息將成為檔案快速分類上架的唯一標(biāo)識(shí)和最好幫手,它避開(kāi)人腦先思索檔號(hào)再轉(zhuǎn)入思索存放地點(diǎn)這一環(huán)節(jié),直接按存放地點(diǎn)信息取放檔案,改變以往常常出現(xiàn)的一件檔案不慎放錯(cuò)可能會(huì)"石沉大海"、找回此案就好似"海底撈針"的尷尬局面。因?yàn)橛?jì)算機(jī)每日掃描條碼后儲(chǔ)存的信息,可以快速準(zhǔn)確地將錯(cuò)案發(fā)生的時(shí)間,我們到過(guò)哪一庫(kù)、哪一節(jié)、哪一層等信息提示給我們,盡快鎖定差錯(cuò)范圍,條碼信息無(wú)形中為我們?cè)黾恿艘坏辣Wo(hù)線和監(jiān)督崗,令我們的尋找工作如虎添翼(其前提條件是存放地點(diǎn)一旦確定便不能更改)。
5、提供檔案的跟蹤與調(diào)控
檔案在辦案過(guò)程中流動(dòng)時(shí),進(jìn)入誰(shuí)手中,只需讀取一下RFID,檔案流向清清楚楚,超出規(guī)定時(shí)間,我們可及時(shí)發(fā)出提示,起到督促與催辦作用。使檔案的流動(dòng)從此走出盲區(qū),讓它無(wú)時(shí)無(wú)刻不在我們的監(jiān)視中。
總而言之,RFID技術(shù)的應(yīng)用將在我們夢(mèng)想中的檔案借閱自動(dòng)傳輸系統(tǒng)中大顯身手,起到主力軍作用,大大提高數(shù)據(jù)采集和信息處理的速度,減少人力、提高工作效率,為檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化做出大貢獻(xiàn)。
四、RFID檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)流程圖
五、 RFID檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)
科學(xué)的流程和結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)保證了系統(tǒng)高效性
RFID檔案管理系統(tǒng)在檔案電子化的流程設(shè)計(jì)上以及系統(tǒng)體系的設(shè)計(jì)上充分保證了系統(tǒng)運(yùn)行的高效性。這種高效性包括人員的高效性和設(shè)備的高效性兩個(gè)方面:
(1)人員的高效性--由于系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)上采用了高度分工協(xié)作的流水線模式,系統(tǒng)中的各個(gè)角色各司其職。從而使得系統(tǒng)處于最高效運(yùn)行的狀態(tài),另外這種精確分工的流程設(shè)計(jì)原則,也降低了人員的培訓(xùn)成本和培訓(xùn)時(shí)間。
(2)設(shè)備的高效性--由于系統(tǒng)采用分布式計(jì)算環(huán)境,在這個(gè)環(huán)境中彼此協(xié)作,可用通過(guò)有效的設(shè)備配置比例,來(lái)使得系統(tǒng)中的所有設(shè)備都處于高效運(yùn)行狀態(tài),從而最大限度地保護(hù)了系統(tǒng)的投資。避免了計(jì)算資源的浪費(fèi)。
豐富的管理工具提升系統(tǒng)可管理性
系統(tǒng)先進(jìn)和豐富的日志體系、強(qiáng)大的用戶管理系統(tǒng),帶來(lái)了一個(gè)精確的角色分工和管理體系??梢栽陔S時(shí)管理和監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行情況和人員的操作情況。可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正,從而提高系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量和效率。
友好圖形界面,輕松維護(hù)系統(tǒng)。
系統(tǒng)高度可靠的分布式部署模型,保證了系統(tǒng)的可維護(hù)性,同時(shí)配備豐富的管理工具,均采用圖形化操作界面,增強(qiáng)了系統(tǒng)的可維護(hù)性。