近年來, 國內(nèi)文檔事業(yè)取得了長足的發(fā)展, 數(shù)量逐日增多, 文檔的種類日趨多樣化, 信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益凸顯, 主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

(1)文檔編目流程煩瑣低效、整理時(shí)間冗長

     傳統(tǒng)方式下, 檔案人館后先需進(jìn)行分類、排序, 并去裝訂, 然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息, 最后手工抄寫檔案目錄, 并將目錄連同檔案一起封裝人檔案盒內(nèi)。這種操作方式不僅耗費(fèi)大量人力和時(shí)間, 而且容易導(dǎo)致檔案人館后被長期堆放而得不到及時(shí)整理歸檔。此外, 檔案編目與檔案盒撰寫多為簡單、重復(fù)性勞動, 手工處理方式使得整個(gè)流程既煩瑣又低效。

(2)檔案存放次序較易被打亂

     雖然檔案一般都分類存放, 但是在檔案存取過程中, 由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤, 檔案存放的次序難免被打亂, 造成檔案存放無序, 查找困難。

(3)檔案查閱耗時(shí)長

       隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大, 要查找某一檔案時(shí), 先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架, 再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒有按規(guī)定存放在指定的位置, 查找起來就好比海底撈針, 需要將所有的檔案篩選一遍。

(4)檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)

      由于檔案數(shù)量眾多, 且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi), 因此在盤點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案盒的 數(shù)量。但在每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同, 這種盤點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲存的真實(shí)信息。如果要拆開每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤點(diǎn), 那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

(5)對失效檔案的管理滯后

      有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此, 超過有效期限的檔案是沒有任何價(jià)值的, 需要經(jīng)常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是, 由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難, 管理人員對檔案的儲存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)確, 使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。因此, 很

多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存在檔案架上, 形成大量冗余檔案, 給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。

     鑒于這種現(xiàn)狀, 檔案管理的技術(shù)升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別技術(shù), RFID技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性, 具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性, 文檔信息管理系統(tǒng)正是在此基礎(chǔ)上進(jìn)行開發(fā)的一種方便文檔管理員對文檔進(jìn)行管理的系統(tǒng)。