近年來, 國內(nèi)文檔事業(yè)取得了長足的發(fā)展, 數(shù)量逐日增多, 文檔的種類日趨多樣化, 信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術所導致的問題日益凸顯, 主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

(1)文檔編目流程煩瑣低效、整理時間冗長

     傳統(tǒng)方式下, 檔案人館后先需進行分類、排序, 并去裝訂, 然后由人工撰寫檔案盒的相關信息, 最后手工抄寫檔案目錄, 并將目錄連同檔案一起封裝人檔案盒內(nèi)。這種操作方式不僅耗費大量人力和時間, 而且容易導致檔案人館后被長期堆放而得不到及時整理歸檔。此外, 檔案編目與檔案盒撰寫多為簡單、重復性勞動, 手工處理方式使得整個流程既煩瑣又低效。

(2)檔案存放次序較易被打亂

     雖然檔案一般都分類存放, 但是在檔案存取過程中, 由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤, 檔案存放的次序難免被打亂, 造成檔案存放無序, 查找困難。

(3)檔案查閱耗時長

       隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大, 要查找某一檔案時, 先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架, 再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進行查找。一旦檔案存取時沒有按規(guī)定存放在指定的位置, 查找起來就好比海底撈針, 需要將所有的檔案篩選一遍。

(4)檔案的盤點操作不科學

      由于檔案數(shù)量眾多, 且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi), 因此在盤點檔案時一般只清點檔案盒的 數(shù)量。但在每個檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同, 這種盤點方式并不能真正反映檔案儲存的真實信息。如果要拆開每個檔案盒進行盤點, 那將是一項十分龐大的工程。

(5)對失效檔案的管理滯后

      有效期限是檔案價值體現(xiàn)的重要標志之一。因此, 超過有效期限的檔案是沒有任何價值的, 需要經(jīng)常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是, 由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點工作的困難, 管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準確, 使得失效檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理。因此, 很

多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存在檔案架上, 形成大量冗余檔案, 給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。

     鑒于這種現(xiàn)狀, 檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別技術, RFID技術的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性, 具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性, 文檔信息管理系統(tǒng)正是在此基礎上進行開發(fā)的一種方便文檔管理員對文檔進行管理的系統(tǒng)。