解決方案研發(fā)背景 

    在目前狀況下，我們面對幾十萬卷檔案、面對歷史長河中沉積的數(shù)十種發(fā)文號、面對我館幾次更改分類大綱后在案卷上留下的種種痕跡、面對適合新案需要而制定的諸多新分類號，每天要迎接數(shù)百卷新案入庫、將數(shù)百卷需利用檔案拿進(jìn)拿出，大家不停息地忙碌著，然而，聽錯、看錯、寫錯、拿錯、錄入錯、放錯時時在發(fā)生。為了使檔案的利用工作也能與時俱進(jìn)，適應(yīng)當(dāng)前工作的需要，用更科學(xué)的方法改變檔案的流通管理手段迫在眉睫！

一 傳統(tǒng)解決方案 

    目前我館檔案的流動過程包括：市規(guī)劃局與我館之間的流動和市規(guī)劃局內(nèi)部的流動。在流通過程中，檔案在市規(guī)劃局與檔案館之間的流動是一個循環(huán)，就像人體的循環(huán)系統(tǒng)一樣，可稱之為體循環(huán)，也就是大循環(huán)；檔案在市規(guī)劃局內(nèi)的流動可稱之為肺循環(huán)，也就是小循環(huán)。 
   小循環(huán)中可能出現(xiàn)的問題：

1、在市規(guī)劃局內(nèi)辦案過程中，檔案不能保證一直停留在借案人的手上，轉(zhuǎn)到誰人之手沒有信息反饋，使檔案去向進(jìn)入相對盲區(qū)，進(jìn)入盲區(qū)的時間過長就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認(rèn)遺失的檔案就有數(shù)十卷。

2、辦案人員工作忙，幾個人所需的案卷委托一個人來借，拿回處室一分發(fā)，借案人已不知每卷檔案去向。

3、市規(guī)劃局處室?guī)讉€人辦理完的案卷，委托一個人來歸還，一個處室?guī)资耍?wù)部要費(fèi)時費(fèi)力去查找借出的登記來注銷。 
   大循環(huán)中可能產(chǎn)生的問題：

1、檔案借出、歸還要一一交接，多人同時借還案交接時，稍亂就會出錯。

2、要掌握檔案去向我們目前的做法是將進(jìn)出館的案卷號及利用人的信息及時錄入，每日進(jìn)出檔案館的案卷數(shù)量不下100卷，人工鍵盤錄入就要敲100次；同一卷案被借了幾十次，它就要被重復(fù)敲入幾十次；檔號文號門類眾多，稍一疏忽就出錯。

3、借出量大時，案卷號不能及時錄入，歸還時就不能注銷，影響下一環(huán)節(jié)的工作。

4、借出環(huán)節(jié)出錯，還案時注銷不了，若盲目補(bǔ)輸入其內(nèi)容，造成計(jì)算機(jī)內(nèi)留著該注銷而未注銷的空記錄，日積月累，錯誤會積水成災(zāi)。

5、還案時要面對數(shù)頁紙的登記一條條找來注銷，明顯效率低下。 
出錯的形式累計(jì)數(shù)十種，不慎出現(xiàn)的每一小錯，都將帶來諸多的麻煩，導(dǎo)致事倍功半。如此狀態(tài)令我們的工作不能進(jìn)入良性循環(huán)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)目前大量檔案流通管理的要求。 

二 、RFID檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的收益 

RFID檔案管理系統(tǒng)可幫助您合理的管理各類檔案管理部門的所有檔案文件，及時的跟蹤檔案的流動情況。方便管理人員查詢，調(diào)動檔案。
- 優(yōu)化資源利用率，降低人力成本70% 
- 減少檔案的丟失70%
- 減少操作的錯誤率80%
- 增強(qiáng)檔案的追溯100%
- 減少工作量和工作時間50%
- 提高客戶服務(wù)水平 
   1、系統(tǒng)開發(fā)效率極大提高，成本降低，上線成功率可達(dá)到100％。 
   2、系統(tǒng)采用C./S架構(gòu)設(shè)計(jì)、運(yùn)行效率高、安全穩(wěn)定、同時可以和各類生產(chǎn)管理系統(tǒng)靈活對接，達(dá)到全面的協(xié)同。 

三 、RFID檔案管理系統(tǒng)概述 

   使用RFID技術(shù)--迎接流通管理質(zhì)的飛躍 
   1、取消鍵盤按鍵輸入 
    檔案流向的信息必須進(jìn)入計(jì)算機(jī)才能快速掌握，我們可將檔案信息如檔號、文號、相關(guān)文號、案卷題名（甚至審核書內(nèi)容與圖紙）、案卷盒數(shù)、存放地點(diǎn)等編成一個RFID標(biāo)簽，打印在案卷封面及檔案盒上，使用RFID手持機(jī)或RFID固定式讀寫器，輸入速度是手工輸入的幾十甚至上百倍，效率不可同日而語，準(zhǔn)確度更是不容置疑，它的差錯率可達(dá)百萬分之一以上，這是任何手工操作只能望洋興嘆、可望而不可及的。 
   2、快速進(jìn)行檔案的借還交接、簡化手續(xù) 
     檔案在借出、使用、歸還過程中，涉及一系列問題，如：需要提供多少卷檔案、被提供的檔案是否準(zhǔn)確、有無相關(guān)的文號、檔案經(jīng)誰手調(diào)出、由誰借走、取走的時間、何時何人歸還、經(jīng)誰手歸還等。借出時要一一登記，歸還時要一一注銷，看錯寫錯屢見不鮮，有時要查一卷歸還時注銷不了的檔案，我們要將各單位十幾個借案登記本一本一本一頁一頁去查找，花費(fèi)了幾個小時的時間，才有可能找到這條記錄。解決上述問題，用識別器及計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)通過核實(shí)、存儲檔案案卷、利用人、借出、歸還經(jīng)手人各自的RFID內(nèi)容即可完成檔案借出和歸還的交接手續(xù)，交接內(nèi)容可以像銀行存取款和超市購物一樣自動打印出有日期小條，簽名認(rèn)可后存查。這樣完成的檔案由借出到歸還的管理和統(tǒng)計(jì)，方便、快捷、準(zhǔn)確，極大提高效率和管理水平。 
   3、全面快速提取信息 
    目前我們花很多時間在流通管理庫內(nèi)輸入的內(nèi)容，僅只限于檔案借與還的信息。在我們催交過期未還檔案的時候，市規(guī)劃局處室的借案人員都來查詢被催還的檔案是什么內(nèi)容？我們只能一一將檔號輸入到另一個數(shù)據(jù)庫去檢索，耗時耗力，而RFID中存儲的信息，足以使一張催還單上提示借案時間及案卷內(nèi)容等所有信息，這些信息有利于辦案者對辦案過程的提醒與回顧，查到檔案的流向，有利于保證檔案的安全。 
    人們對信息獲取的要求是全面、直接、迅速、準(zhǔn)確。條形碼的盡快應(yīng)用將進(jìn)一步加速和滿足利用者對獲取信息的種種愿望。 
    4、減少取案、放案的錯誤發(fā)生 
     我館庫存幾十萬卷檔案，其中檔號、封面相似的太多，當(dāng)我們拿著檔號去庫房調(diào)案和還案時，很多時候都不能快速準(zhǔn)確反應(yīng)出該檔號在五個樓層八間大庫房二十幾組密集架中放在哪一組？哪一列？哪一節(jié)層？而舊案與新案中有重復(fù)檔號暫時未改過來，使檔號已不能成為快速準(zhǔn)確地還案上架的最優(yōu)標(biāo)識，而條形碼中"存放地點(diǎn)"的信息將成為檔案快速分類上架的唯一標(biāo)識和最好幫手，它避開人腦先思索檔號再轉(zhuǎn)入思索存放地點(diǎn)這一環(huán)節(jié)，直接按存放地點(diǎn)信息取放檔案，改變以往常常出現(xiàn)的一件檔案不慎放錯可能會"石沉大海"、找回此案就好似"海底撈針"的尷尬局面。因?yàn)橛?jì)算機(jī)每日掃描條碼后儲存的信息，可以快速準(zhǔn)確地將錯案發(fā)生的時間，我們到過哪一庫、哪一節(jié)、哪一層等信息提示給我們，盡快鎖定差錯范圍，條碼信息無形中為我們增加了一道保護(hù)線和監(jiān)督崗，令我們的尋找工作如虎添翼（其前提條件是存放地點(diǎn)一旦確定便不能更改）。 
   5、提供檔案的跟蹤與調(diào)控 
    檔案在辦案過程中流動時，進(jìn)入誰手中，只需讀取一下RFID，檔案流向清清楚楚，超出規(guī)定時間，我們可及時發(fā)出提示，起到督促與催辦作用。使檔案的流動從此走出盲區(qū)，讓它無時無刻不在我們的監(jiān)視中。 

   總而言之，RFID技術(shù)的應(yīng)用將在我們夢想中的檔案借閱自動傳輸系統(tǒng)中大顯身手，起到主力軍作用，大大提高數(shù)據(jù)采集和信息處理的速度，減少人力、提高工作效率，為檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化做出大貢獻(xiàn)。 

四、RFID檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)流程圖 

五、 RFID檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn) 
   科學(xué)的流程和結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)保證了系統(tǒng)高效性 
   RFID檔案管理系統(tǒng)在檔案電子化的流程設(shè)計(jì)上以及系統(tǒng)體系的設(shè)計(jì)上充分保證了系統(tǒng)運(yùn)行的高效性。這種高效性包括人員的高效性和設(shè)備的高效性兩個方面：
   (1)人員的高效性--由于系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)上采用了高度分工協(xié)作的流水線模式，系統(tǒng)中的各個角色各司其職。從而使得系統(tǒng)處于最高效運(yùn)行的狀態(tài)，另外這種精確分工的流程設(shè)計(jì)原則，也降低了人員的培訓(xùn)成本和培訓(xùn)時間。
   (2)設(shè)備的高效性--由于系統(tǒng)采用分布式計(jì)算環(huán)境，在這個環(huán)境中彼此協(xié)作，可用通過有效的設(shè)備配置比例，來使得系統(tǒng)中的所有設(shè)備都處于高效運(yùn)行狀態(tài)，從而最大限度地保護(hù)了系統(tǒng)的投資。避免了計(jì)算資源的浪費(fèi)。 
豐富的管理工具提升系統(tǒng)可管理性
   系統(tǒng)先進(jìn)和豐富的日志體系、強(qiáng)大的用戶管理系統(tǒng),帶來了一個精確的角色分工和管理體系?？梢栽陔S時管理和監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行情況和人員的操作情況?？梢约皶r發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，從而提高系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量和效率。
友好圖形界面，輕松維護(hù)系統(tǒng)。
   系統(tǒng)高度可靠的分布式部署模型，保證了系統(tǒng)的可維護(hù)性，同時配備豐富的管理工具，均采用圖形化操作界面，增強(qiáng)了系統(tǒng)的可維護(hù)性。